El mantenimiento de una oficina puede resultar complicado si no tenemos claros cuáles son los puntos más importantes. No cabe duda que la limpieza es uno de los aspectos básicos, pero debe ir acompañado de orden. Este último punto es el que más dolores de cabeza suele traer, pero es fácil arreglarlo siguiendo los pasos adecuados. Usa los consejos que encontrarás a continuación para mantener tu oficina ordenada y limpia de forma sencilla. 

Consejos clave para mantener una oficina ordenada

Limpieza y organización. Esas son las dos claves para mantener una oficina en perfectas condiciones. No obstante, no tienen que ir en ese orden necesariamente . De hecho, resulta más interesante empezar con la organización. ¿Cómo hacerlo?

Orden del escritorio

El escritorio es el centro neurálgico de la oficina, por eso es buena idea comenzar con él. Es recomendable, aunque parezca poco cómodo al principio, sacar todo lo que contenga. Para ello, reserva la mesa del escritorio como la base desde la que comenzar a organizar. Durante el proceso encontrarás objetos que ya no resulten útiles y puedan liberar un valioso espacio. 

Clasificación de los objetos 

De todos los objetos y documentos que vayas sacando vas a encontrar algunos para guardar, desechar o reorganizar. Por eso, es útil hacer tres montones -uno para cada- e ir colocando en el lugar correspondiente lo que vamos sacando. 

Organización de los elementos de la oficina 

Llega el momento de la reorganización o reubicación de los elementos de la oficina para lograr un orden inicial que luego solo tengamos que mantener. Es importante que asignes un espacio para cada tipo de objeto, así, cuando en el futuro tengas que usar alguno de ellos, para mantener el orden solo tendrás que devolverlo a su lugar asignado. 

Digitalización de documentos para ahorrar espacio y hacer la oficina más minimalista

Para que resulte más sencillo mantener la oficina organizada y con un ambiente productivo hay que pensar en términos de menos es más. Todos los documentos que puedan ser digitalizados dejarán de ocupar espacio físico en la oficina. Así, los papeles sobrantes pueden: o bien reciclarse o pasar a un lugar de archivo permanente, que no requerirá tanto tránsito ni mantenimiento. 

Implementa soluciones de almacenamiento efectivas

Los documentos que no puedan ser digitalizados y desechados, lo que implica mantenerlos en formato físico, deben estar correctamente clasificados para garantizar siempre el acceso a los mismos y también su mantenimiento en orden. Para almacenar los documentos puedes utilizar carpetas y archivadores. Etiquétalos para identificarlos fácilmente. 

En el caso del material de oficina puede mantenerlo ordenado introduciendo separadores en los cajones. Reserva las estanterías para libros, manuales o cajas de almacenaje. Finalmente, aquellos documentos con los que se está trabajando se pueden guardar en bandejas específicas. Tras usarlos solo quedará llevarlos a su lugar asignado. 

Ordena también los cables 

Tener los cables de los dispositivos desordenados contribuye a crear un ambiente caótico en el despacho. Por eso es muy interesante mantenerlos ordenados con la ayuda de bridas, pasacables o fundas donde se puedan agrupar y colocarlos fuera de la vista. 

¿Cada cuánto tiempo se debe realizar el mantenimiento de la oficina?

Ahora que ya has ordenado tu oficina y has colocado cada cosa en su sitio asignado, toca crear un plan de mantenimiento de la organización y orden logrados. Esta es la parte más sencilla y bastará con que sigas estas simples normas para mantener tu espacio de trabajo en las mejores condiciones de productividad: 

1. Dedica entre 5 y 10 minutos cada día al finalizar tu jornada para ordenar los objetos utilizados y regresar al punto de partida. No olvides vaciar las papeleras. 
2. Aunque resulte muy tentador, limita el uso de objetos personales para decorar. Se trata de conservar los más significativos y los que menor impacto produzcan en el orden visual del despacho. 
3. Determina un día a la semana para hacer una limpieza profunda de la oficina, repasando también lo relacionado con el orden. Bastarán entre 15 y 30 minutos cada semana, dependiendo del tamaño de tu oficina y la cantidad de materiales que contiene. Aunque se puede hacer cualquier día, es recomendable hacerlo el último de la semana laboral siempre que se pueda para aliviar la sensación de vuelta a la rutina tan típica de los lunes. 

Recuerda que un ambiente ordenado y limpio puede multiplicar tu productividad al permitirte estar más relajado y cómodo en tu espacio de trabajo. Si bien la limpieza es esencial, es el orden el que nos permitirá sacar más partido de nuestra oficina. Mantener la constancia con estas prácticas es crucial para disfrutar siempre de un espacio productivo, sin olvidar en ningún momento el valor de la comodidad, algo que lograremos adquiriendo los materiales de oficina modernos más convenientes en función de nuestras necesidades.