Una de las partes mas importantes de toda empresa, es la facturación, empresa que no factura, empresa que cierra, y lo cierto es que la facturación en España está a punto de dar un salto definitivo a la era digital.

Ojo, este salto a la era digital no es una tendencia pasajera ni una recomendación para modernizarse; estamos hablando de una obligación legal con plazos definidos que se acercan a pasos agigantados. Para cualquier empresario o autónomo, ignorar esta transformación no es una opción. La cuenta atrás ha comenzado, y entender el calendario y sus implicaciones es crucial para la supervivencia y competitividad de cualquier negocio, y es por eso que entender cómo funciona la factura electrónica es básico para cualquier empresa, tanto las mas grandes como las PYMES o autónomos más modestos.

Este enorme cambio viene impulsado por la Ley 18/2022, conocida como la Ley "Crea y Crece", y su desarrollo normativo a través del Real Decreto 1007/2023. Estas regulaciones establecen la obligatoriedad de la facturación electrónica en todas las transacciones comerciales entre empresas y profesionales (B2B).

El objetivo es claro y muy ambicioso: digitalizar el tejido empresarial, mejorar la transparencia, luchar contra el fraude fiscal y, de manera muy significativa, poner fin a la lacra de la morosidad. Para una economía tan dinámica y con un tejido de pymes tan relevante como la de Canarias, adelantarse a la normativa no es solo una cuestión de cumplimiento, sino una ventaja estratégica.

Este artículo es la guía esencial y definitiva que necesitas. A lo largo de estas líneas, desglosaremos los plazos exactos que te afectan, explicaremos qué es realmente una factura electrónica (y por qué no es un simple PDF), detallaremos los requisitos técnicos que tu software deberá cumplir y te alertaremos sobre los errores más habituales.

Nuestro objetivo es que, al terminar de leer, tengas una hoja de ruta clara para navegar esta transición, evitando sanciones y, sobre todo, aprovechando la oportunidad de modernizar la gestión de tu negocio para hacerlo más eficiente y robusto.

¿Qué es realmente la factura electrónica? No es solo un PDF

Uno de los mayores malentendidos en esta transición digital es confundir una factura enviada por correo electrónico en formato PDF con una verdadera factura electrónica. Aunque ambos son archivos digitales, su naturaleza y funcionalidad son radicalmente diferentes. Entender esta distinción es el primer paso para cumplir correctamente con la nueva ley.

Una factura digital, como un PDF, es simplemente una imagen del documento tradicional. Requiere que una persona la lea, interprete los datos y los introduzca manualmente en el sistema contable o de gestión de la empresa receptora. Este proceso es propenso a errores humanos, lento y no ofrece ninguna garantía de seguridad o autenticidad más allá de la confianza entre las partes.

En cambio, una factura electrónica es mucho más que eso. Es un archivo de datos con un formato estructurado, diseñado para ser procesado de manera completamente automática por los sistemas informáticos.

En nuestro pais, el formato estándar es Facturae, que se basa en el lenguaje XML (eXtensible Markup Language). Esto significa que cada dato de la factura (CIF del emisor, CIF del receptor, base imponible, tipo de IVA, total, etc.) está etiquetado de forma única. Cuando una empresa recibe una factura en formato Facturae, su software de contabilidad puede leer estas etiquetas y registrar la factura automáticamente, sin intervención manual.

Esta estructura es fundamental por varias razones:

•          Automatización y Eficiencia: El procesamiento automático elimina la necesidad de introducir datos a mano, lo que ahorra cientos de horas de trabajo administrativo y acelera drásticamente los ciclos de gestión.

•          Reducción de Errores: Al no haber entrada manual de datos, se eliminan prácticamente por completo los errores de transcripción, que a menudo causan retrasos en los pagos y problemas contables.

•          Seguridad y Autenticidad: Las facturas electrónicas deben ir acompañadas de una firma electrónica avanzada, que garantiza tanto la identidad del emisor (autenticidad) como que el contenido de la factura no ha sido alterado desde su emisión (integridad).

•          Trazabilidad y Lucha contra la Morosidad: Este es uno de los pilares de la Ley "Crea y Crece". El sistema permitirá registrar de forma fehaciente cuándo se ha recibido y aceptado una factura, lo que facilitará el cumplimiento de los plazos de pago legales y dará más herramientas a las empresas para reclamar deudas.

Es decir, con la factura electrónica, conseguimos una mayor eficiencia, si lo resumimos podemos decir que  la factura electrónica no es un documento para ser leído por personas, sino un paquete de datos para ser procesado por máquinas. Es el lenguaje común que hablarán los sistemas de todas las empresas de España, agilizando los pagos, garantizando la seguridad y sentando las bases de una economía digital más transparente y eficiente.

El calendario definitivo: Plazos y fechas clave

Este es el corazón del artículo y la información más crítica para la planificación de tu empresa. Con la publicación del Real Decreto que regula los sistemas de facturación, los plazos de adaptación ya están en marcha. Es fundamental que identifiques en qué grupo se encuentra tu negocio para saber cuál es tu fecha límite. La cuenta atrás no es una proyección futura, está activa ahora mismo.

La ley establece dos grandes plazos en función del volumen de facturación anual de la empresa.

Plazo 1: Empresas de gran volumen (Facturación > 8 millones de euros)

Las grandes empresas, aquellas cuya facturación anual supera los 8 millones de euros, son las primeras en tener que adaptarse. La normativa les concedió un plazo de un año desde la aprobación del desarrollo reglamentario.

•          Fecha Límite: Diciembre de 2024.

•          Obligación: A partir de esta fecha, estas empresas no solo deben ser capaces de recibir facturas electrónicas de sus proveedores (sin importar el tamaño de estos), sino que también están obligadas a emitir todas sus facturas a otras empresas y autónomos en formato electrónico estructurado.

Plazo 2: Pymes y autónomos (Facturación < 8 millones de euros)

Este es el grupo más numeroso del tejido empresarial español, e incluye a la gran mayoría de las pymes y a todos los trabajadores autónomos. Para facilitar su adaptación, la ley les otorga un plazo más amplio.

•          Fecha Límite: Diciembre de 2025.

•          Obligación: Tienen un plazo de dos años para adaptarse. A partir de esta fecha, todas las pymes y autónomos deberán emitir y recibir sus facturas B2B exclusivamente en formato electrónico. Aunque la fecha parezca lejana, la adaptación de sistemas y procesos requiere tiempo y planificación.

Veri*Factu: La fecha crítica que afecta a TODOS en 2025

Paralelamente a la obligación de la factura electrónica B2B, existe otra fecha clave que afecta a TODAS las empresas y autónomos, sin excepción, y que llega incluso antes que el plazo final para las pymes. Se trata de la implementación de los sistemas Veri*Factu.

¿Qué es Veri*Factu?

Veri*Factu es un sistema impulsado por la Agencia Tributaria (AEAT) que exige que todos los programas de facturación utilizados por empresas y autónomos cumplan con ciertos requisitos técnicos para garantizar la integridad, conservación e inalterabilidad de los registros de facturación. En la práctica, significa que tu software deberá enviar un registro de cada factura emitida a la AEAT de forma casi inmediata y automática.

•          Fecha Límite de Implementación: 1 de julio de 2025.

•          Obligación: A partir de esta fecha, cualquier software de facturación que utilices debe estar certificado como sistema Veri*Factu. Esto aplica a todas las facturas, incluidas las simplificadas (tickets) y las dirigidas a consumidores finales (B2C), no solo las B2B.

Esto significa que, aunque una pyme tenga hasta diciembre de 2025 para emitir facturas electrónicas estructuradas, su software de facturación deberá ser compatible con Veri*Factu desde julio de 2025. Por tanto, la primera gran adaptación técnica para la mayoría de las empresas ocurrirá a mediados de 2025.

Resumen visual del calendario

Para facilitar la comprensión, aquí tienes una tabla resumen con las fechas que no puedes ignorar:

Grupo de Empresa

Facturación Anual

Obligación Clave

Fecha Límite

Grandes Empresas

> 8.000.000 €

Emitir y recibir facturas electrónicas B2B

Diciembre de 2024

TODAS las Empresas y Autónomos

Todas

Utilizar un software de facturación certificado Veri*Factu

1 de julio de 2025

Pymes y Autónomos

< 8.000.000 €

Emitir y recibir facturas electrónicas B2B

Diciembre de 2025

Lo que necesitas para estar preparado: Requisitos técnicos y legales

Adaptarse a esta normativa no consiste simplemente en esperar a la fecha límite. Requiere una preparación técnica y la elección de las herramientas adecuadas. El elemento central de esta transición es, sin duda, el software de facturación.

Ya no servirá cualquier programa de ofimática o una plantilla de Excel. Es imprescindible contar con un software específico que no solo genere facturas en el formato estructurado Facturae, sino que también cumpla con todos los requisitos del sistema Veri*Factu.

Los puntos clave que tu programa de facturación deberá cumplir a partir del 1 de julio de 2025 son:

1.        Generación de un Código QR: Cada factura, ya sea completa o simplificada (ticket), deberá incluir un código QR. Este código contendrá información básica de la factura, permitiendo a los clientes (y a la Agencia Tributaria) verificar su validez de forma rápida y sencilla con un dispositivo móvil.

2.        Envío Automático de Registros a la AEAT: El software deberá estar preparado para enviar los registros de cada factura emitida a la Agencia Tributaria de forma segura y automática. Este proceso es transparente para el usuario, pero fundamental para el sistema de control tributario.

3.        Inalterabilidad y Trazabilidad de los Registros: Una vez que se emite una factura, el sistema debe garantizar que no pueda ser modificada o eliminada. Esto se logra mediante el encadenamiento de facturas y el uso de una "huella digital" o hash. Cada registro de facturación lleva el hash del registro anterior, creando una cadena inviolable que asegura la integridad de toda la contabilidad.

Para cumplir con todos los requisitos técnicos y legales, la mayoría de las empresas necesitarán un software de facturación adaptado. Es fundamental elegir una herramienta que garantice el cumplimiento normativo. Si quieres entender mejor cómo funciona la factura electrónica y qué características debe tener una solución de software para tu negocio, puedes consultar las opciones y guías que ofrecen los proveedores especializados.

Errores comunes y sanciones por no cumplir

La inacción o la falta de preparación ante esta normativa conllevan riesgos significativos. Esperar hasta el último minuto puede dejar a tu empresa en una situación vulnerable, no solo frente a la administración, sino también en su capacidad para operar comercialmente.

Estos son algunos de los errores más comunes que las empresas deben evitar:

•          Confundir un PDF con una factura electrónica: Como ya hemos visto, es el error de concepto más básico y peligroso. Enviar un PDF a partir de la fecha límite no será cumplir con la ley.

•          Pensar que los plazos aún son lejanos: Diciembre de 2025 puede sonar distante, pero la adaptación de un sistema de facturación, la migración de datos y la formación del personal llevan tiempo. Además, el plazo crítico de Veri*Factu en julio de 2025 ya está superado.

•          No elegir un software certificado: Utilizar un programa que no esté adaptado y certificado como sistema Veri*Factu te dejará fuera de la legalidad a partir de julio de 2025. Esto podría impedir que tus facturas sean consideradas válidas.

Ignorar la obligación no es una opción, y las consecuencias de no cumplir son severas. La Ley "Crea y Crece" establece un régimen de sanciones para las empresas que no se adapten. Aunque los detalles pueden variar, las multas por no expedir facturas electrónicas cuando es obligatorio pueden alcanzar los 10.000 euros. Más allá de la multa, el principal riesgo es operativo: si no puedes emitir facturas válidas, no podrás cobrar por tus productos o servicios, paralizando el flujo de caja de tu negocio. La prevención y la planificación son, por tanto, la mejor inversión.

De la obligación a la oportunidad

Hemos recorrido un camino detallado a través del nuevo paradigma de la facturación en España. Recapitulemos los puntos clave que deben quedar grabados en la mente de todo empresario y autónomo: la fecha límite para que las pymes y autónomos emitan facturas electrónicas es diciembre de 2025, pero la obligación de contar con un software de facturación certificado con el sistema Veri*Factu llega mucho antes, en julio de 2025, y afecta a todos.

Es fácil ver esta transición como una carga burocrática más, una imposición que consume tiempo y recursos. Sin embargo, esa es una visión limitada. La verdadera perspectiva es ver este cambio no como una simple obligación, sino como una oportunidad real de modernización y crecimiento.

La factura electrónica es la puerta de entrada a una gestión empresarial más inteligente. La automatización libera a tu equipo de tareas repetitivas para que puedan centrarse en actividades de mayor valor. La seguridad intrínseca del sistema protege tus transacciones y tu información. La agilidad en el procesamiento y la trazabilidad de los pagos fortalecen tu posición financiera y combaten la morosidad. En definitiva, la digitalización que esta ley impone es una palanca para optimizar costes, ahorrar tiempo y mejorar la toma de decisiones. Para las empresas canarias, adoptar esta tecnología de forma proactiva es una forma de ganar competitividad, no solo a nivel local, sino en el panorama nacional e internacional.

El tiempo avanza, y la mejor forma de prepararse es actuando ahora. No dejes que las fechas límite te sorprendan. Evalúa tu sistema actual, infórmate y busca la solución de software que mejor se adapte a tu empresa para asegurar un futuro digital, eficiente y sin preocupaciones.